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12 giugno 2015

L’amorevole gentilezza dell’email

Era da molto che desideravo postare un piccolo esercizio di meditazione che Paolo Subioli pubblica tra gli oltre 70 del suo bel libro Zen in the City. Sì, perché le email sono quanto di più automatico e veloce facciamo in rete, e invece – come ogni nostra azione quotidiana – può essere un bel momento di consapevolezza, che fa bene a noi e a chi riceve il nostro messaggio.

Ecco cosa scrive Paolo:

La pratica proposta consiste nel rendere gentili tutti i messaggi con questi stratagemmi:

  • inserendo un pensiero positivo in ogni messaggio da inviare, mettendolo, possibilmente, al primo posto, prima del messaggio vero e proprio da comunicare
  • inserire sempre le parole “per favore”, se si sta chiedendo qualcosa e “grazie”; “grazie” ci sta sempre bene, perché dopo tutto inviare un messaggio a qualcuno significa sempre, implicitamente, chidergli di dedicare a noi un po’ del suo tempo, che è sempre prezioso
  • includere ogni volta il nome della persona a cui si scrive, rendendo così evidente che è proprio a quella persona, nella sua unicità, che ci stiamo rivolgendo.

Ecco un esempio. Devo scrivere a Carlo un sms per chiedergli a che ora verrà domani. Invece di scrivere “Quando vieni domani?”, posso sprecare qualche secondo in più per scrivere:

Ciao Carlo. Buona giornata.
Potresti dirmi a che ora vieni domani?

Grazie.

In questo esempio ho utilizzato in tutto 84 caratteri, poco più della metà dei 160 caratteri ammessi in un sms. Sono tantissimi 160 caratteri. C’è spazio per un sacco di gentilezza!
Con le email è più facile, perché possono essere un po’ più lunghe (ma senza esagerare, perché non sappiamo quanto sia impegnata l’altra persona nel momento in cui legge). Si può cominciare, per esempio, con “Ciao caro Carlo. Buona giornata, innanzi tutto”, e così via.

Un’altra abitudine molto salutare è quella di mandare i propri “ringraziamenti a posteriori”, a seguito di un evento qualunque: grazie per la bella serata che ieri abbiamo passato insieme; grazie per avermi consigliato quel libro che ho appena finito di leggere; grazie per avermi mandato con puntualità quel lavoro che ti avevo chiesto; ecc.

Essere gentili, in sostanza, fa sempre bene a se stessi. E stare meglio è la condizione essenziale per fare stare meglio anche le altre persone intorno a noi. E i freddi, disumanizzanti e a volte spietati mezzi di comunicazione elettronica in questo possono giocare un ruolo senz’altro positivo.

L’importante – ancora più della forma che utilizziamo per redigere il testo di un messaggio – è capire sempre qual è la nostra intenzione. Se agiamo meccanicamente non ce ne rediamo conto. Spesso bastano espressioni elementari – “grazie”, “a dopo”, “arrivo tra 10 minuti” – purché siamo in grado di ascoltare cosa c’è dietro: se abbiamo scritto spinti dalla fretta, dalla rabbia o da qualcos’altro.

D’accordo, molti di noi queste accortezze gentili le hanno e sanno quanto possono portare poche parole in termini di buone relazioni. Ma spesso – io per prima – lo facciamo in modo meccanico e abitudinario, senza indagare appunto l’intenzione che c’è dietro. Ed è quel fermarsi, quell’intenzione a fare la differenza, soprattutto per noi stessi.

Questo esercizio proposto da Zen in the City mi è tornato in mente qualche giorno fa leggendo un post di Liz Danzico, una blogger che mi piace molto: Second chance for a last impression. L’invito è a curare quella trascuratissima parte dell’email che è la fine. Eppure dovremmo saperlo che, dopo l’inizio, il punto più “memorabile” di un testo è proprio la fine. Il fenomeno ha anche un nome: Recency Effect, cioè ricordiamo meglio quello che abbiamo letto o visto più di recente, per ultimo.

Liz Danzico ci propone il suo magazzino di brevi testi finali, suddivisi per temi e intenzioni, con qualche piccola notazione finale sulla punteggiatura. Per quanto riguarda noi italiani, basta che non scriviamo “Cogliamo l’occasione per porgerLe…” o “Voglia gradire…”. Il Recency Effect ci bollerebbe per sempre come antiquati, parrucconi e polverosi. Se scriviamo a nome della nostra azienda, idem, il che fa ancora più danni.

Su questo blog leggi anche:

Zen in the City
L’arte di fermarsi in un mondo che corre

 

0 risposte a “L’amorevole gentilezza dell’email”

  1. Un suggerimento per le e-mail dall’indirizzo aziendale: non usare la firma preimpostata, tranne che per i riferimenti come numero di telefono, ragione sociale, eccetera. Una chiusura standard come “cordiali saluti”, “saluti”, “cordialità” (!) rischia di vanificare tutta la buona volontà 🙂 .

    • Ottimo suggerimento, e lo dico a ragion veduta!
      Ricordo, infatti, di una volta in cui il mio ex-capo scrisse – mettendo in copia me ed alcuni colleghi – un’email piena di improperi in risposta ad un cliente particolarmente inopportuno. Il mio ex-capo, quando ci si metteva, sapeva essere molto efficace nel rispondere per le rime. Il problema era che nella sua firma pre-impostata aveva incluso un gentilissimo “Restando a disposizione per ulteriori chiarimenti, porgiamo cordiali saluti”.
      L’effetto finale di quell’email fu abbastanza comico, ma ovviamente ci guardammo bene tutti dal farglielo notare…

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