Scrivere, un processo snello

Quello di Doris & Bertie è un blog britannico che mi piace molto. Qualche mese fa hanno pubblicato 100 consigli veloci per la scrittura professionale, tra i quali ho scelto e tradotto i miei preferiti.
Non vado pazza per i post con gli elenchi di consigli, ma loro si cimentano solo ogni tanto e sempre in modo brillante e pertinente. Ora ce n’è un altro, dedicato alla produzione “snella” di documenti in un’organizzazione: 36 tips for lean writing.
“Solo” 36, e uno tira l’altro, così alla fine li ho tradotti tutti:

Scrivi per i clienti, non per i lettori

1. Sì, il tuo testo è un prodotto per un cliente. Scrivere per un “lettore” dà per scontato che tu abbia già un pubblico. Se scrivi per un potenziale cliente, invece, devi prima di tutto suscitare – e poi mantenere – il suo interesse.

2. Devi sapere esattamente chi è il tuo cliente. Se scrivi per gli investitori, i tuoi clienti sono loro, non il tuo capo. Se scrivi per i dipendenti, i tuoi clienti sono loro, non lo “stakeholder” nelle Risorse Umane.

3. Di solito c’è una differenza tra ciò che è importante per te (o il tuo capo o il tuo “stakeholder”) e cosa è importante per il tuo cliente. Devi capire qual è. Impara a individuarla all’istante.

4. Fai fuori quanto più ti piace. Togli tutto quello che è importante per te (o il tuo capo o il tuo stakeholder) ma non per il tuo cliente.

5. Rifiuta la parola “stakeholder”. La parola manda il segnale che il tuo lavoro di copy è aggiungere valore a loro come lettori, non al tuo cliente.

Rendi chiaro il valore per il cliente

6. Nella teoria della produzione snella, “valore” è ogni azione o processo che un cliente è disposto a pagare. C’è da riflettere, no? Segui l’esempio di un giornalista che conosciamo e metti un cartello sopra la scrivania che dice “nessuno legga queste schifezze”.

7. Scrivi sempre con un obiettivo in mente. Prima di cominciare, chiediti: “Cosa voglio che il mio cliente faccia dopo aver letto questo?”

8. Anticipa le domande del cliente. Chiediti sempre: “Quale bisogno del cliente soddisfa questo testo?”. Nessun bisogno? Nessun bisogno di scrivere.

9. Individua l’informazione più importante per il cliente e comincia con quella. Sistema le altre informazioni in ordine di importanza decrescente dal suo punto di vista.

10. Evita la panna montata. Chiediti onestamente se dichiarare al cliente di essere un “innovatore a livello mondiale” (ammesso che significhi qualcosa) aggiunge valore (o se lo aggiunge solo al tuo ego aziendale).

11. Le scuse vaghe non aggiungono valore. Mai scrivere che ti dispiace se non ti dispiace davvero.

12. Mai scrivere che ti dispiace se non hai intenzione di risolvere il problema.

13. Non rimanere sulle generali, sii specifico. Concreto, non astratto. Dire al cliente che “il tuo impegno è l’efficienza” è come non dirgli nulla. Dirgli che risparmierà 1.500 euro è aggiungere valore.

14. Impara a individuare e togliere dai testi ogni traccia di aziendalese. Il tuo cliente è bombardato ogni giorno da sciocchezze quali “forniamo soluzioni altamente innovative” oppure “ci spinge la passione per l’eccellenza”. Frasi come queste aggiungono solo rumore di fondo, non valore.

15. Metti il cliente al primo posto usando il pronome “tu” più spesso di “io” o “noi”. Conta sempre i pronomi personali; e se c’è uno squilibrio, correggi.

16. Rendi semplice scorrere il testo, in modo che il cliente possa esplorarlo rapidamente per capire se c’è qualcosa che gli interessa. Con paragrafi brevi, liste puntate, titoli e sottotitoli.

17. Scrivi titoli e sottotitoli informativi, non puro bla bla bla. Un titolo come “Cosa dobbiamo fare ora” aggiunge più valore di “Aggiornamento strategico”.

Rendi snello il processo produttivo

18. Sì, proprio così. Scrivere è un processo. Seguire alcuni principi di base come quelli che seguono ti sarà più utile della preoccupazione di essere “creativo”. Lascia perdere il mito della Musa.

19. Incoraggia ogni singola persona in azienda ad assumersi la responsabilità di scrivere testi che aggiungono valore per il cliente.

20. Abbatti il numero di “stakeholder” che devono approvare i tuoi testi.

21. Anzi, elimina le “approvazioni” e incarica piuttosto una persona di controllare la qualità dei testi.

22. Verifica tutto il processo della redazione per capire dove sono le inefficienze. Confronta strategic_update_v1.doc con strategic_update_v17.doc e chiediti quanto valore abbia aggiunto ciascuna versione. Se alla fine il valore aggiunto non è 17 volte di più, hai sprecato risorse.

23. Se un collega non sa spiegare cosa c’è che non va in un testo, al di là di osservazioni vaghe tipo “Non sono sicuro che il tono sia quello giusto”, non perdere tempo a fare cambiamenti.

24. Le aziende snelle evitano gli eccessi produttivi. Quindi non scrivere tanto per fare. Chiediti sempre “Che succede se non lo pubblichiamo?” Non succede niente? Allora non ce n’è alcun bisogno.

25. Gli eccessi produttivi si evitano anche decidendo fin dall’inizio quanto sarà lungo il nostro testo. Impara ad apprezzare il gusto di stare in un determinato numero di battute.

26. Fai fare al tuo testo la Writer’s Diet, che ti dice se lo stile è snello o fiacco. (in italiano possiamo sottoporre il testo all’indice di leggibilità Gulpease)

27. Investi del tempo nella elaborazione di una guida di stile aziendale, o adottane una che già esiste. A chiedersi ogni volta “Si scrive dieci o 10?” si spreca tempo, energie e spazio nel cervello.

Elimina gli sprechi

28. Non far perdere nemmeno tempo al cliente chiedendo a lui di arrovellarsi il cervello. Tieni le cose semplici e pulite.

29. Investi tempo ed energie per tenere le cose semplici e pulite. Come diceva Steve Jobs: “La semplicità può essere molto più difficile della complessità e per raggiungerla bisogna lavorare sodo.”

30. Cercare di aggiungere valore per il cliente non vuol dire cercare di fare colpo. Se l’hai trovata sul dizionario è la parola sbagliata. Se solo suona come una parola trovata sul dizionario è sempre una parola sbagliata.

31. Non sprecare le lettere. Come diceva George Orwell: “Non scrivere una parola lunga quando puoi scriverne una breve”.

32. Elimina le parole inutili. Non dedicare pixel a una frase come “nell’ipotesi in cui” se “se” può andar bene.

33. Non sprecare tempo ed energie per riuscire a scrivere il meglio possibile (subito). Prima scrivilo, poi miglioralo.

34. Quando hai finito di scrivere, torna indietro e taglia il 20%. Dammi retta: è possibile.

35. Sentiti libero di ignorare regole ormai fuori tempo. Si’, si possono iniziare frasi con una congiunzione, e anche scrivere frasi che non contengono un verbo. Eliminare i non-errori non aggiunge valore per il cliente.

36. Ma se il tuo cliente è terribilmente pedante e alle regole di grammaticali fuori tempo ci tiene assai, allora non ignorarle. Ricorda: quel che conta è ciò che conta per il cliente.