Barchette di carta

Buffo: mentre pubblico leggeri e brevi post, spesso sulla scrittura in rete, la mia scrivania è sempre più ingombra di testi su carta. Tradizionali, sequenziali, lunghi, complessi.
Quelli di cui si parla poco, ma che costituiscono il vero problema per tante organizzazioni di oggi: report, verbali, normative, circolari, ricerche, progetti.

Documenti rimasti immutati negli anni, mentre intorno a loro è cambiato tutto, soprattutto i tempi e l’attenzione di chi li scrive e di chi li deve leggere.
Una cosa che mi sta sorprendendo e che sto mettendo a fuoco in questi giorni è quanto frequentare la rete sotto sotto mi abbia insegnato a rendere “navigabili” anche e soprattutto i documenti cartacei lunghi e complicati. Complicati negli obiettivi comunicativi, ma spesso negli stessi contenuti.
E i documenti complicati sono quelli che più hanno bisogno di navigabilità e percorsi chiari, scorciatoie, corsie preferenziali, punti di attenzione.
Per molti non è importante leggerli tutti dall’inizio alla fine, ma trovare con facilità il punto che interessa.

La rete che si può tessere all’interno di questi testi è fatta di tanti nodi e connessioni. Se è ben progettata, si può saltare con facilità da un punto all’altro senza perdere il filo. Per esempio con:

• titoli e sottotitoli espliciti e chiari per capitoli, sezioni, grafici e tabelle (il contenuto, la “notizia”, non il tema, cioè “La domanda di stufe open air cresce del 20%”, non “L’andamento del mercato” o “Scenario di mercato”)
• indici iniziali per capitoli lunghi (la più semplice e utile delle mappe)
• formattazione coerente per informazioni omogenee o della stessa classe (con grassetti, corsivi, maiuscoletti)
• parole evidenziate, che da sole trasmettono un messaggio: “non” in grassetto da solo in mezzo a una pagina non ha senso, “chi non ha l’email” magari sì perché chi non ce l’ha si sente subito chiamato in causa)
• strutture simmetriche e parallele per orientare il lettore (se tre capoversi cominciano rigorosamente nello stesso modo, stiamo sempre parlando dello stesso argomento, ma magari da tre prospettive diverse; se in una circolare o una comunicazione ci sono voci codificate e ricorrenti, il lettore abituale sa esattamente cosa trova sotto ciascuna: per approfondire, contatti, punti chiave)
• raccordi lessicali (se una parola è nel titolo del capitolo o della sezione, un grassetto può richiamarla come a dire “guarda, è qui che ne parliamo!”)
• corrispondenze lessicali (chiamare sempre le stesse cose nello stesso modo, senza l’ingiustificata paura delle ripetizioni).