Le due brave editor di E-Write stanno elaborando una guida di stile per la scrittura delle email per una grande organizzazione americana.
Ecco la lista di temi sui quali stanno lavorando, appena postata sul blog Writing Matters e utile a tutti:
1. Ortografia, grammatica e punteggiatura sono importanti.
2. Perché non scrivere tutto maiuscolo e tutto minuscolo.
3. Catene di email e email scherzose sono ammesse o no?
4. L’oggetto dell’email deve essere chiaro: fornire una rosa di esempi.
5. Gli emoticon sono ammessi?
6. Come usare i campi cc and bcc.
7. Se e quando inoltrare i messaggi.
8. Quali argomenti vanno interamente evitati per email (informazioni private e sensibili, cattive notizie, licenziamenti).
9. Se, come e quando chiedere la ricevuta di lettura.
10. All’inizio e alla fine bisogna sempre salutare?
11. Come usare gli allegati e qual è il limite delle loro dimensioni.
12. Definire un termine di risposta standard a livello aziendale e comunicarlo: “Qui, alla ABC Spa rispondiamo a tutte le email, interne ed esterne, entro 24 ore”.
13. Come usare la formattazione: grassetto, corsivo, colore, fondi.
14. Quali informazioni devono essere inserite nella firma e quali sono proibite.
15. Come trattare gli acronimi.
16. Se e quando “rispondere a tutti”.
17. Come e perché ricorrere alle liste di distribuzione.
18. Come scrivere il messaggio perché la richiesta sia chiara.
19. Quando una telefonata o un incontro di persona sono meglio di un’email.
20. Strategie di gestione dell’email: quanto spesso leggere, quanto archiviare, quando rispondere, ecc.
21. Le policy aziendali (privacy, diritti, ecc.).
Il punto sugli emoticon può far sorridere, ma conosco aziende che li proibiscono. Con quale successo non lo so, gli effetti del proibizionismo penso siano sempre gli stessi.
Il punto sui licenziamenti comunicati per email può invece far venire i brividi, ma dall’altra parte dell’Atlantico in questo periodo deve essere prassi quasi normale, perché nei siti e blog di comunicazione se ne discute moltissimo.
Complimenti per questo blog ricco di spunti, rimandi e riflessioni interessanti! Tornerò a leggerti con molto piacere.
Cara Luisa,
complimenti per il tuo blog e il tuo sito, sempre pieni di novità, e grazie per l’aiuto che ci dai nell’arduo compito della comunicazione in azienda.
Gianni