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risali negli anni

18 Novembre 2006

Domare il mostro email

Ieri mi è arrivato l’ultimo numero di Communication World, magazine dello IABC (International Association for Business Communicators) di cui sono socia.
Tra i tanti, almeno tre gli articoli interessanti per chi scrive: la comunicazione finanziaria, una guida alla conduzione di interviste all’interno di un’organizzazione, come gestire l’email overload, considerato una vera e propria belva impazzita della comunicazione aziendale, tanto che gli autori dell’articolo hanno pubblicato uno studio dal titolo Taming the email monster.
Comincio da quest’ultimo tema, man mano vi racconterò gli altri articoli.

CW ha condotto questa estate un’indagine molto accurata presso i suoi quasi 15.000 membri in tutto il mondo sull’uso dell’email.
Ne è emerso un quadro disperante: per ben l’85% dei comunicatori che hanno risposto, l’uso smodato dell’email influisce ormai negativamente sulla produttività. I più preoccupati sono gli utenti di blackberry.
Le fonti delle email: al primo posto le news provenienti da siti esterni cui ci è malauguratamente abbonati (una percezione più forte negli USA che nel resto del mondo), al secondo i colleghi, al terzo i network professionali.
La parte più interessante dell’indagine riguarda i rimedi proposti. Eccone alcuni:

  • formazione, policy e linee guida sull’uso dell’email nelle organizzazioni
  • imporsi un po’ di autodisciplina a livello individuale, proponendosi per esempio una quota giornaliera di messaggi da inviare: è evidente che più email mandi, più ne ricevi
  • trattare ogni messaggio una sola volta: leggere, cancellare o rispondere immediatamente
  • schedulare il tempo da dedicare all’email e nel frattempo chiudere il browser
  • non considerare l’email come strumento di comunicazione interna
  • usare mittenti e righe oggetto chiarissimi
  • indicare già nell’oggetto se bisogna fare subito qualcosa o l’email è solo FYI (For Your Information)
  • per i messaggi brevi, inserire tutto nell’oggetto, scrivendo alla fine EOM (End Of Message)
  • eliminare le liste di distribuzione con più di 5 nomi
  • abolire le funzioni cc bcc e reply to all
  • abolire le mail di ringraziamento inutili
  • migliorare l’uso delle newsletter interne: una volta alla settimana, un solo messaggio con link all’intranet aziendale
  • preferire sms e instant messaging per questioni rapide e urgenti
  • la vera soluzione per arginare il dilagare dell’email è considerata una maggiore diffusione degli strumenti collaborativi e delle tecnologie alternative: wiki, blog, intranet, feed rss, comunità di pratiche.

Infine, si invita il top management a dare il buon esempio. Mi sono ricordata che alla presentazione del libro Ci mettiamo la faccia tutti i giorni, di cui parlavo qualche post fa, l’AD di Tele Sistemi Ferroviari Beppe Carrella ha raccontato cosa ha fatto lui nella sua azienda.
Per prima cosa, di punto in bianco, ha decretato tre giorni di black-out: niente email per tutti, anche per lui. Naturalmente si è scatenato il panico, ma alla fine dei tre giorni si è visto che in azienda non succedeva niente di irreparabile.

L’altra iniziativa – questa personale – è stata di cominciare a rispondere in maniera eccentrica e un po’ squinternata alle decine di messaggi che riceveva “per conoscenza”. Tipo: “E’ vero che i canguri femmina corrono più dei canguri maschi?”. La maggior parte degli interlocutori non ha replicato, qualcuno ha chiesto coraggiosamente cosa volessero dire quelle strane domande, ma in capo a poco tempo il flusso delle email inutili si è arrestato.

3 risposte a “Domare il mostro email”

  1. ” … trattare ogni messaggio una sola volta: leggere, cancellare o rispondere immediatamente …”

    Io ho usato invece questa soluzione che sta funzionando molto bene:

    Creiamo prima di tutto tre cartelle; le chiamamo Action, Archive, Hold:

    * in Action mettiamo i messaggi che richiedono un compito da svolgere che richiede un tempo maggiore di 2-3 minuti

    * in Archive mettiamo i messaggi che desideriamo conservare e che possono servirci in un futuro

    * in Hold mettiamo i messaggi importanti che ci potranno servire nella prossima settimana

    Gli altri messaggi li cancelliamo oppure se il messaggio richiede un compito da svolgere in un tempo minore di 2-3 minuti, eseguiamo il compito e successivamente archiviamo il messaggio.
    (http://aiellogianluca.wordpress.com/2006/06/27/e-la-mail-dove-la-metto/)

  2. le mail squinternate sono state una strategia utilizzata da noi corsisti in un master online per far tacere e rientrare nei ranghi il collega che a tutto ciò che si scriveva via mail rispondeva in linguaggio html facendo il aputello tecnologico ma non apportando aiuto concreto…e devo dire che ci siamo anche riusciti e in pochi giorni…perchè non sapeva che risponderci

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